سامانه مدیریت پروژه

سامانه مدیریت پروژه

در جهان پيچيده و پرتلاطم امروز فرايند تصميم‌گيري مديران مهم‌ترين و تاثيرگذارترين ابزار براي بهبود و ارتقاء عملكرد يك سازمان به شمار مي‌آيد و در اين فرايند اطلاعات اصلي‌ترين نقش را ايفا مي‌کند. اکنون ديگر توانايي مديران را با قدرت پيش‌بيني تغييرات محيط نمي‌توان سنجيد، بلكه اين قابليت ايجاد تغيير و ساختن محيط است كه يك مدير را تبديل به يك اعجازگر مي‌كند، و اين ميسر نيست مگر به كمك راهكاري كه بتواند اطلاعات لازم و مناسب را از بخش‌‌‌‌‌هاي مختلف سازمان در كوتاه‌ترين زمان به صورت قالب‌‌‌‌هاي موثر در دسترس افراد مناسب قرار داده و در عين حال تصميم‌‌‌‌ها و سياست‌‌‌‌هاي اتخاذ شده از سوي رده‌‌‌‌هاي بالاي سازمان را به سرعت در سطوح اجرايي سازمان جاري سازد. اين راهكار بايد آن قدر جامعيت داشته باشد كه بتواند بخش‌‌‌‌هاي مختلف كسب‌و‌كار را پوشش دهد و با ايجاد يك فضاي همكاري مشترك، فاصله زماني بين تصميم‌گيري تا سطح توليد اطلاعات را كاهش دهد. به طور كلي مديران سازمان‌ها و شركت‌هاي بزرگ در اداره كارها و انجام پروژه‌ها با سوال‌هاي متنوع و گسترده‌اي مواجه‌اند، برخي از اين سوال‌ها عبارتند از:

  • پروژه‌هاي بخش‌هاي مختلف سازمان در چه وضعيتي قرار دارند؟
  • پروژه‌هاي مديران پروژه به تفكيك در چه وضعيتي قرار دارند؟
  • پروژه‌هاي سازمان در شهرهاي مختلف در چه وضعيتي قرار دارند؟
  • هزينه‌هاي صرف‌شده در پروژه‌هاي مختلف چه ميزان است؟
  • ساعت كاري صرف‌شده جهت انجام پروژه‌هاي مختلف سازمان چه ميزان است؟
  • درصد پيشرفت برنامه‌ريزي شده و واقعي پروژه‌ها چه ميزان است؟
  • تاخير انجام پروژه‌هاي مختلف چگونه است؟
  • آيا مي‌توان پروژه‌هاي سازمان را در يك‌جا و در كنار يكديگر مشاهده كرد؟
  • ميزان استفاده از منابع سازمان در پروژه‌هاي مختلف چه ميزان است؟
  • ظرفيت كاري منابع سازمان جهت استفاده در پروژه‌هاي جاري چگونه است؟
  • آيا هر فرد مي‌تواند فعاليت‌هايي كه لازم است در پروژه‌هاي مختلف انجام دهد را مشاهده كند؟
  • آيا مي‌توان وقايع و ريسك‌هاي پروژه را ثبت كرد و در مواقع لزوم به آن مراجعه كرد؟
  • آيا محلي براي ثبت و نگهداري مستندات پروژه وجود دارد؟
  • آيا مي‌توان دستيابي به اطلاعات و به رو‌زساني فعاليت‌هاي پروژه را مكانيزه كرد؟
  • آيا راهكاري براي افزايش فرهنگ كار گروهي در سازمان وجود دارد؟

اما پاسخگويي به اين سوال‌ها با به كارگيري روش‌هاي سنتي شايد هرگز مسير نباشد. به همين دليل استفاده از سيستم‌‌‌‌هاي به روز جهان براي مديريت بهتر پروژه‌‌‌‌ها و آگاهي كامل از روند پيشرفت آن‌‌‌ها  از اساسي‌ترين نيازهاي سازمان‌ها و شركت‌هاي بزرگ است. شركت‌هاي بزرگ همزمان پروژه‌هاي فراوان و متنوعي را هدايت مي‌كنند و كاركنان زيادي را كه هر يك عهده‌دار مسئوليت‌هاي متعدد هستند را اداره مي‌كنند، بنابراين بهره‌گيري از سيستم جامعي براي مديريت پروژه‌‌‌‌هايشان اجتناب‌ناپذير است. با استقرار چنين سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت پروژه گامي بلند در جهت مديريت جامع پروژه‌‌‌‌ها برداشته مي‌شود و امكان برنامه‌ريزي براي اعضاي تيم كاري پروژه‌ها در زمان مقرر فراهم مي‌آيد.

يكي از اين سيستم‌ها سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه شركت مايكروسافت است. اين سيستم شامل ابزار‌‌ها و راهكار‌‌‌هايي است كه براي جمع‌آوري، ادغام و انتشار نتايج فرآيند‌‌‌هاي مديريت پروژه بين اعضا تيم و مدير پروژه مورد استفاده قرار مي‌گيرد و مي‌تواند به سوالات بالا با استفاده از راهكار مديريت پروژه سازماني (EPM) پاسخ دهد. مديريت پروژه سازماني، اطلاعات جامعي از تمام پروژه‌‌هاي سازمان، خلاصه اطلاعات و گزارش‌هاي سطوح بالا تا ريز اطلاعات برنامه پروژه‌‌‌ها و منابع موجود را فراهم مي‌آورد و براي افراد در سطوح مختلف سازمان امکان ثبت، تحليل، انتقال اطلاعات و اتخاذ تصميم‌‌‌‌هاي به موقع و آگا‌‌‌هانه‌ و هم‌سو با هدف‌هاي سازماني را فراهم مي‌كند.

راهکار EPM همچنین محيطي فراهم مي‌آورد که تیم پروژه بتواند کليه اخبار، وقايع، ريسک‌ها و اطلاعات پروژه را به روز در اختيار مديران ارشد سازمان، مديران پروژه و دیگر اعضاي تيم‌هاي پروژه جهت انجام اقدامات لازم قرار دهد.