مدیریت-پروژه-سازمانی-epm

مدیریت پروژه سازمانی (EPM)

 (EPM) چیست ؟

به منظور مديريت بهتر پروژه‌ها و منابع، نياز به سيستم‌هاي جامع مديريت پروژه به خصوص در سازمان‌هايي با محوريت پروژه‌ها احساس مي‌شود. شركت مايكروسافت راهكاري تحت عنوان راهكار مديريت پروژه سازمانی يا Enterprise Project Management را براي پرداختن به اين مهم ارائه كرده است.

راهكار مديريت پروژه سازمانی بر پايه همسو‌سازي استراتژيك سازمان قرار دارد و كليه سيستم‌هاي مورد نياز سازمان حول آن به يكپارچگي می‌رسند. اين سيستم‌ها مديريت پروژه، ‌مديريت منابع، مديريت مدارك و اسناد پروژه و بستر ارتباطي و همكاري اطلاعاتي سازمان را براي مديران، اعضاي تيم پروژه، مديران ارشد سازماني و ساير افراد مرتبط با پروژه فراهم مي‌کنند.

راهكار مديريت پروژه سازمانی ، شامل مجموعه‌اي از نرم‌افزارهاي مرتبط است كه شركت مايكروسافت جهت كنترل و مديريت پروژه‌ها در سازمان‌ها ارائه كرده است.

با استفاده از اين امكانات :

 مديران سازمان قادرند از طريق EPM در جريان چگونگي پيشرفت و اطلاعات مهم پروژه‌ها قرار ‌گيرند.

 مديران سازمان مي‌توانند از اين طريق ميزان كار و بهره‌وري منابع خود را بررسي كنند.

 مديران و تيم پروژه مي‌توانند با سهولت بيشتري تعاملات اطلاعاتي لازم را انجام دهند

اهداف استقرار راهکار مدیریت پروژه سازمانی

  • ايجاد بستري جهت تسهيل ورود اطلاعات و اطمينان از يكپارچگي اطلاعات پروژه‌ها
  • تسهيل دستيابي مديران به وضعيت پروژه‌ها
  • ايجاد روشي جهت استفاده از تجربيات به دست آمده، در پروژه‌هاي آتي
  • صرفه‌جويي و تسهیل زمان ايجاد مستندات پروژه
  • برقراري ارتباطات به صورت شفاف و كار‌آمد
  • ايجاد مبنايي جهت تجزيه و تحليل پروژه
  • مدیریت منابع و نیروی انسانی پروژه
  • كاهش تداخل امور و سردرگمي
  • مديريت مستندات پروژه‌
  • مديريت زمان پروژه
  • مديريت هزينه پروژه
  • استاندارد سازي فرمت داده‌ها
  • تسهيل ورود افراد جديد به تيم
  • تأمين مستندات مختصر و مفيد براي پروژه
  • ايجاد داشبورد‌هاي مديريتي از وضعيت پروژه‌ها
  • حصول اطمینان از امنیت و سطوح دسترسی کاربران
  • استاندارد‌سازي روش‌ها و رويه‌هاي اجراي پروژه‌ها در سازمان
  • مديريت موثر و اثربخش پروژه با استفاده از راهکار نرم افزاري مايکروسافت
  • ايجاد شاخصهاي عملكردي براي پروژه‌ها (شاخص مالي ، فیزیکی ، زماني و … )

امکانات و مزایای سامانه مدیریت پروژه سازمانی

1. مديريت زمان 

 يكي از كارهايي كه در راهكار EPM براي مديريت زمان برنامه‌ريزي شده است استفاده از شاخص‌هاي عملكرد (KPI) است كه براي كنترل و پيگيري سريع فعاليت‌هاي پروژه توسط مدير پروژه بسيار كاربردي بوده و به آساني مي‌توان فعاليت‌هاي بحراني پروژه را مشاهده و نسبت به تصميم‌گيري مناسب جهت انجام به موقع آنها اقدامات لازم را انجام داد. 

2. مديريت منابع 

منابع از اركان اصلي و تعيين‌كننده زمان و هزينه هر پروژه‌ است. منابع موجود در پروژه‌ها شامل نيروي انساني، تجهيزات و مواد اوليه‌اي هستند كه جهت تكميل فعاليت‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند. در اين سيستم مي‌توان علاوه بر امكانات موجود در سيستم بر اساس نياز هر پروژه مديريت منابع را انجام داد.

3. مديريت هزينه 

مديريت و برنامه‌ريزي هزينه‌هاي پروژه از ديگر مواردي است كه در سازمان هاي پروژه محور مورد توجه مديران قرار داشته و همواره از جمله نكاتي است كه توجه يا عدم توجه به آن پيامدهاي زيان آوري را به دنبال دارد. هزينه‌هاي موجود در پروژه شامل هزينه‌هاي به‌کارگيري منابع مختلف و هزينه‌هاي ثابتي است كه براي انجام فعاليتها بايد پرداخت شود. با شروع پروژه و پرداخت‌هاي مالي، ميزان هزينه در هر مرحله از اجراي پروژه محاسبه و با بودجه پيش بيني شده در مرحله قبل از شروع پروژه مقايسه و در صورت بروز اختلافات قابل توجه و پيشي‌گرفتن هزينه‌هاي واقعي از بودجه اوليه، هشداري براي مدير پروژه جهت تصميم گيري به موقع ارسال مي‌شود.

4. مديريت مستندات 

كتابخانه اسناد، محل نگهداري و مديريت فايل‌‌‌ها در سيستم است، از قابليت‌‌‌هاي سيستم مديريت پروژه سازماني، جمع‌آوري اسناد پروژه در پرتال پروژه است. در پرتال پروژه به راحتي مي‌توان اسناد را، که اطلاعات ارزشمندي را در ارتباط با پروژه در اختيار کاربران قرار مي‌دهد، در كتابخانه اسناد با تكميل اطلاعات جانبي براي هر سند، ثبت کرده و با استفاده از پراجكت سرور به آساني مستندات موجود در پرتال را به هر فعاليت از برنامه زمانبندي مرتبط كرد. قابليت کاربردي ديگر اين محيط حفظ تاريخچه ويرايش فايل‌‌‌هاي مختلف است. با مراجعه به فايل مورد نظر، مي‌توان اطلاعات متفاوتي در ارتباط با ويرايش‌‌‌‌هاي انجام شده به همراه تاريخ ويرايش و نام ويرايشگر فايل مشاهده کرد.

5. مديريت وقايع 

پيگيري اخبار و وقايع در بهره‌وري و سود‌آوري مديريت پروژه‌ تاثير بسياري دارد چرا كه اين عمليات امكان ارتباط با اعضاي تيم و مسئولان سازمان را در مورد مشكلات موجود در پروژه و راه‌كار‌هاي حل آنها فراهم مي‌کند. وقايع رويدادي است كه در حال حاضر در پروژه اتفاق افتاده و اثرات مثبت يا منفي در پي داشته است. وقايع مي‌تواند انواع مختلفي شامل خبر، روزنگار، علل تاخير  و … داشته باشد که هر يک در نماهاي مختلف قابل مشاهده هستند.

6. مديريت ارتباطات در پروژه 

يكي از مواردي كه در پروژه بايد به آن توجه ويژه‌اي شود راهكاري جهت ارتباط تيم ‌هاي مختلف پروژه با يكديگر و ارتباط پيمانكار ، مشاور و كارفرما در زمينه آگاهي از آخرين اخبار و اطلاعات پروژه مي‌باشد. اين ارتباطات باعث مي‌شود تبادل و در دسترس‌بودن اطلاعات براي كارفرما به سهولت صورت گيرد. يکي از راههايي که مي‌توان ‌جهت برقراري اين ارتباط استفاده کرد استفاده از پرتال پروژه يا همان بستر شیرپوينت است. با استفاده از اين نرم‌افزار مي‌توان به راحتي اطلاعات را به اشتراک گذاشت و در کمترين زمان ممکن به اطلاعات مورد نياز دسترسي پيدا کرد.

7. مركز پروژه

در سالهاي گذشته مديران ارشد سازمان‌ها و شركت‌ها ماهيانه مجبور به مطالعه حجم عظيمي از گزارشات مدون بودند كه جهت بررسي كامل و دقيق آنها زمان بسيار زيادي لازم بود و بعضاً به دليل كمبود وقت موفق به بررسي تمامي آنان نمي‌شدند، به همين دليل تمامي عوامل دست به دست هم مي‌داد تا چنانچه نواقصي در ارائه گزارشات و اعداد و ارقام بود، ناديده گرفته شده و مسائل و مشكلاتي كه مي توانست براي شركت يا سازمان مشكلات عديده ايجاد کند، در آينده‌اي نه چندان دور به وقوع بپيوندد.

 

تصاویری از سامانه پیاده سازی شده مبتنی بر پلتفرم مایکروسافت شیرپوینت

نمایی از مرکز پروژه
شکل 1. نمایی از مرکز پروژه
برنامه زمانبندی پروژه
شکل 2. نمایی از برنامه زمانبندی پروژه
داشبورد پروژه‌های سازمان
کل 3. داشبورد پروژه‌های سازمان
داشبورد مقایسه پیشرفت برنامه‌ای و واقعی پروژه‌ها

داشبورد مقایسه پیشرفت برنامه‌ای و واقعی پروژه‌ها