کارامدترین و اصلی ترین ابزار در مدیریت مشارکتی ، نظام پیشنهادات سازمانی است. امروزه مدیریت مشارکتی یکی از پیشرفته ترین و موثر ترین روشهای مدیریت در دنیاست.
نظام پیشنهادات چیست؟
نظام پيشنهادات ،نظامی است كه فرايند مشاركت مستقيم كاركنان را در فعاليتهاي مـرتبط بـا اهداف تعريف شده را تسهيل مینماید. در ايـن نظـام وظيفـه جمـع آوري ، ثبت ، ارزيابي و امتياز بندي پيشنهادهاي رسـيده از سـوي كاركنـان و نيـز ايجـاد تسهــيلات لازم جهـت بـكارگيري پيشنهادهاي سازنده و تشويق و ترغيب كاركنان پيشـنهاد دهنـده تعريـف شـده است. به طور كلي نظام پيشنهادات، گشودن دانشي است كه از طريق آن مي توان به يافته هاي ذهنـي و انديشـه سـرمايه هـاي انساني درحل مسائل وايجاد سؤالات جديد و راه حل هاي بهينـه درراسـتاي فرهنـگ تغيير و بهسـازي سازمان دست يافت. هدف از طراحی نظام پیشنهادها به طور کلی زمینه سازی برای تحقق دموکراسی در محیط های کاری ، ارتقای بهره وری دستگاه، بهبود سازی، و تامین رضایت کارکنان است.
چنانچه بخواهيم تصويري روشن‌تر ازاهداف و ماموريت های نظام پيشنهادات ارائه نماييم موارد ذيل قابل ذكر مي باشد :
- فراهم نمودن شرايط و امكانات لازم بمنظور جذب و نگهداري نيروهاي متخصص وكارآمد
- ارتقاء آگاهي مديران مياني و ارشد درخصوص كار وگرايش هاي كاركنان
- شناسايي قابليت هاي ويژه و توانائي کارکنان و ارائه بازخوردهاي لازم درخصوص كار و گرايش هاي آنان
- توسعه توانائي هاي فردي و ايجاد خلاقيت دركاركنان ازطريق ارج نهادن به پيشنهادهاي منطقي آنان
- ارتقاء كمي وكيفي فعاليتهاي کارکنان، كاهش هزينه ها، بهبود روندهاي عملياتي وسيستمها ونظايرآن
- ارتقاء سطح كارايي كاركنان و همسوسازي اهداف فرد و ارگان از طريق فراهم نمودن منافع مشترك مادي، معنوي و تقويت روحيه مشاركت ، همكاري وكارگروهي
- افزايش نقش، احساس هويت، رضايت، وفاداري، همبستگي و تعلق در كاركنان و احساس مسئوليت درحل مسائل
- تقويت حس مسئوليت و ايجاد انگيزه در بكارگيري نيروي ابداع و ابتكار كاركنان
- ايجاد زمينه هاي لازم براي توسعه، تفكر و تعقل آنان بمنظور ايجاد بستر مناسب جهت مشاركت كليه كاركنان بعنوان منابع مديريت
ویژگی های نرم افزای تحت وب نظام پیشنهادات
منطبق بر روشهای نظام مشارکت : این سیستم کاملا منطبق با روشهای متداول پیاده سازی نظام مشارکت در ایران است.
کاملا بر مبنای وب : در این سیستم نیازی به نصب نرم افزار برای کاربران وجود ندارد.
سطوح عملکرد متفاوت : در این سیستم کلیه مدیران گروه ها، کارکنان سازمانها، کارشناسان پیشنهادها، کلیه مشتریان، تامین کنندگان، ارباب رجوعان و سایر افراد مرتیط با سازمان با سطوح کاربری مجزا و امکاناتی متفاوت همراه با کلمه عبور خود می توانند وارد سیستم شوند و به بخشهای مختلف سیستم دسترسی داشته باشند.
مدیریت دریافت پیشنهاد : پیشنهادهای واصله بررسی شده موارد تکراری مشخص می گردند و انواع پیشنهاد از زمینه مربوطه جدا می گردند.
کارشناسی پیشنهادها : پیشنهادها قابل ارجاع به گروه های کارشناسی درون سازمانی یا برون سازمانی برای بررسی و تحلیل می باشند.
نمایش وضعیت پیشنهاد بصورت پویا : پیشنهاد دهندگان و کارشناسان و مدیران در هر لحظه قادر به مشاهده وضعیت پیشنهاد می باشند.
قابلیت اعتراض و تکمیل نواقص پیشنهادها : قابلیت اعتراض و رفع نواقص را توسط پیشنهاد دهنده دارند.
پیشنهادهای عمومی و فراخوان پیشنهاد : در این سیستم می توان موضوعی را مورد پیشنهاد عمومی قرار داد و یا در مورد مسئله ای فرا خوان پیشنهاد اعلام نمود.
بایگانی و پیگیری پیشنهاد : افراد می توانند پیشنهاد های خود را بایگانی و نسبت پیگیری پیشنهادهای ارصال شده در هر لحظه اقدام کنند.
تعریف ساختار سازمانی : ساختار سازمانی و پرسنلی در این سیستم بدون محدودیت قابل تعریف می باشد.
گروه های پیشنهاد دهنده : در این سیستم امکان ارسال پیشنهاد بصورت گروهی با تعیین سهم اعضا وجود دارد.
نظام پاداش : تعرف پاداش برای هر پیشنهاد با ساختار تعریف شده از سوی سازمان بصورت کاملا پویا وجود دارد.
مدیریت پیشنهاد دهندگان : میتوان تعیین کرد که پیشنهاد دهندگان از افراد داخل سازمان و یا خارج از سازمان باشند.
چنددبیرخانه ای : امکان تعریف چند دبیرخانه برای تسریع امور در این سیستم وجود دارد.
اطلاعیه و اخبار : در این سیستم اماکن تعریف اطلاعیه و اخبار برای نمایش همگان و یا فقط کاربران عضو وجود دارد.
گزارشات متعدد و پویا : انواع گزارشات و نمودارها در انواع مختلف در این سیستم موجود است.