استقرار و بروزرسانی EPM
MS SharePoint مایکروسافت شیرپوینت
مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت EPM
در جهان پيچيده و پرتلاطم امروز فرايند تصميم‌گيري مديران مهم‌ترين و تاثيرگذارترين ابزار براي بهبود و ارتقاء عملكرد يك سازمان به شمار مي‌آيد و در اين فرايند اطلاعات اصلي‌ترين نقش را ايفا مي‌کند. اکنون ديگر توانايي مديران را با قدرت پيش‌بيني تغييرات محيط نمي‌توان سنجيد، بلكه اين قابليت ايجاد تغيير و ساختن محيط است كه يك مدير را تبديل به يك اعجازگر مي‌كند، و اين ميسر نيست مگر به كمك راهكاري كه بتواند اطلاعات لازم و مناسب را از بخشهاي مختلف سازمان در كوتاه‌ترين زمان به صورت قالب‌‌‌‌هاي موثر در دسترس افراد مناسب قرار داده و در عين حال تصميم‌‌‌‌ها و سياست‌‌‌‌هاي اتخاذ شده از سوي رده‌‌‌‌هاي بالاي سازمان را به سرعت در سطوح اجرايي سازمان جاري سازد. اين راهكار بايد آن قدر جامعيت داشته باشد كه بتواند بخشهاي مختلف كسب‌و‌كار را پوشش دهد و با ايجاد يك فضاي همكاري مشترك، فاصله زماني بين تصميم‌گيري تا سطح توليد اطلاعات را كاهش دهد. به طور كلي مديران سازمان‌ها و شركت‌هاي بزرگ در اداره كارها و انجام پروژهها با سوال‌هاي متنوع و گسترده‌اي مواجه‌اند، برخي از اين سوال‌ها عبارتند از:
- پروژههاي بخشهاي مختلف سازمان در چه وضعيتي قرار دارند؟
- پروژههاي مديران پروژه به تفكيك در چه وضعيتي قرار دارند؟
- پروژههاي سازمان در شهرهاي مختلف در چه وضعيتي قرار دارند؟
- هزينه‌هاي صرف‌شده در پروژههاي مختلف چه ميزان است؟
- ساعت كاري صرف‌شده جهت انجام پروژههاي مختلف سازمان چه ميزان است؟
- درصد پيشرفت برنامه‌ريزي شده و واقعي پروژهها چه ميزان است؟
- تاخير انجام پروژههاي مختلف چگونه است؟
- آيا مي‌توان پروژههاي سازمان را در يك‌جا و در كنار يكديگر مشاهده كرد؟
- ميزان استفاده از منابع سازمان در پروژههاي مختلف چه ميزان است؟
- ظرفيت كاري منابع سازمان جهت استفاده در پروژههاي جاري چگونه است؟
- آيا هر فرد مي‌تواند فعاليت‌هايي كه لازم است در پروژههاي مختلف انجام دهد را مشاهده كند؟
- آيا مي‌توان وقايع و ريسك‌هاي پروژه را ثبت كرد و در مواقع لزوم به آن مراجعه كرد؟
- آيا محلي براي ثبت و نگهداري مستندات پروژه وجود دارد؟
- آيا مي‌توان دستيابي به اطلاعات و به رو‌زساني فعاليت‌هاي پروژه را مكانيزه كرد؟
- آيا راهكاري براي افزايش فرهنگ كار گروهي در سازمان وجود دارد؟
اما پاسخگويي به اين سوال‌ها با به كارگيري روش‌هاي سنتي شايد هرگز مسير نباشد. به همين دليل استفاده از سيستمهاي به روز جهان براي مديريت بهتر پروژهها و آگاهي كامل از روند پيشرفت آنها از اساسي‌ترين نيازهاي سازمان‌ها و شركت‌هاي بزرگ است. شركت‌هاي بزرگ همزمان پروژههاي فراوان و متنوعي را هدايت مي‌كنند و كاركنان زيادي را كه هر يك عهده‌دار مسئوليت‌هاي متعدد هستند را اداره مي‌كنند، بنابراين بهره‌گيري از سيستم جامعي براي مديريت پروژه‌‌‌‌هايشان اجتناب‌ناپذير است. با استقرار چنين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت پروژه گامي بلند در جهت مديريت جامع پروژهها برداشته مي‌شود و امكان برنامه‌ريزي براي اعضاي تيم كاري پروژهها در زمان مقرر فراهم مي‌آيد.
يكي از اين سيستم‌ها سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه شركت مايكروسافت است. اين سيستم شامل ابزار‌‌ها و راهكار‌‌‌هايي است كه براي جمع‌آوري، ادغام و انتشار نتايج فرآيند‌‌‌هاي مديريت پروژه بين اعضا تيم و مدير پروژه مورد استفاده قرار مي‌گيرد و مي‌تواند به سوالات بالا با استفاده از راهكار مديريت پروژه سازماني (EPM) پاسخ دهد. مديريت پروژه سازماني، اطلاعات جامعي از تمام پروژههاي سازمان، خلاصه اطلاعات و گزارش‌هاي سطوح بالا تا ريز اطلاعات برنامه پروژهها و منابع موجود را فراهم مي‌آورد و براي افراد در سطوح مختلف سازمان امکان ثبت، تحليل، انتقال اطلاعات و اتخاذ تصميم‌‌‌‌هاي به موقع و آگا‌‌‌هانه و هم‌سو با هدف‌هاي سازماني را فراهم مي‌كند.
راهکار EPM همچنین محيطي فراهم مي‌آورد که تیم پروژه بتواند کليه اخبار، وقايع، ريسک‌ها و اطلاعات پروژه را به روز در اختيار مديران ارشد سازمان، مديران پروژه و دیگر اعضاي تيم‌هاي پروژه جهت انجام اقدامات لازم قرار دهد.
EPM چیست؟
به منظور مديريت بهتر پروژهها و منابع، نياز به سيستمهاي جامع مديريت پروژه به خصوص در سازمان‌هايي با محوريت پروژهها احساس مي‌شود. شركت مايكروسافت راهكاري تحت عنوان راهكار مديريت پروژه سازمانی يا Enterprise Project Management را براي پرداختن به اين مهم ارائه كرده است.
راهكار مديريت پروژه سازمانی بر پايه همسو‌سازي استراتژيك سازمان قرار دارد و كليه سيستمهاي مورد نياز سازمان حول آن به يكپارچگي می‌رسند. اين سيستم‌ها مديريت پروژه، مديريت منابع، مديريت مدارك و اسناد پروژه و بستر ارتباطي و همكاري اطلاعاتي سازمان را براي مديران، اعضاي تيم پروژه، مديران ارشد سازماني و ساير افراد مرتبط با پروژه فراهم مي‌کنند.
راهكار مديريت پروژه سازمانی ، شامل مجموعه‌اي از نرم‌افزارهاي مرتبط است كه شركت مايكروسافت جهت كنترل و مديريت پروژهها در سازمان‌ها ارائه كرده است.
با استفاده از اين امكانات :
- مديران سازمان قادرند از طريق EPM در جريان چگونگي پيشرفت و اطلاعات مهم پروژهها قرار گيرند.
- مديران سازمان مي‌توانند از اين طريق ميزان كار و بهره‌وري منابع خود را بررسي كنند.
- مديران و تيم پروژه مي‌توانند با سهولت بيشتري تعاملات اطلاعاتي لازم را انجام دهند.
اهداف استقرار راهکار مدیریت پروژه سازمانی
- ايجاد بستري جهت تسهيل ورود اطلاعات و اطمينان از يكپارچگي اطلاعات پروژهها
- تسهيل دستيابي مديران به وضعيت پروژهها
- ايجاد روشي جهت استفاده از تجربيات به دست آمده، در پروژههاي آتي
- صرفه‌جويي و تسهیل زمان ايجاد مستندات پروژه
- برقراري ارتباطات به صورت شفاف و كار‌آمد
- ايجاد مبنايي جهت تجزيه و تحليل پروژه
- مدیریت منابع و نیروی انسانی پروژه
- كاهش تداخل امور و سردرگمي
- مديريت مستندات پروژه
- مديريت زمان پروژه
- مديريت هزينه پروژه
- استاندارد سازي فرمت داده‌ها
- تسهيل ورود افراد جديد به تيم
- تأمين مستندات مختصر و مفيد براي پروژه
- ايجاد داشبورد‌هاي مديريتي از وضعيت پروژهها
- حصول اطمینان از امنیت و سطوح دسترسی کاربران
- استاندارد‌سازي روش‌ها و رويه‌هاي اجراي پروژهها در سازمان
- مديريت موثر و اثربخش پروژه با استفاده از راهکار نرم افزاري مايکروسافت
- ايجاد شاخصهاي عملكردي براي پروژهها (شاخص مالي ، فیزیکی ، زماني و … )
امکانات و مزایای سامانه مدیریت پروژه سازمانی
- مديريت زمان
يكي از كارهايي كه در راهكار EPM براي مديريت زمان برنامه‌ريزي شده است استفاده از شاخصهاي عملكرد (KPI) است كه براي كنترل و پيگيري سريع فعاليت‌هاي پروژه توسط مدير پروژه بسيار كاربردي بوده و به آساني مي‌توان فعاليت‌هاي بحراني پروژه را مشاهده و نسبت به تصميم‌گيري مناسب جهت انجام به موقع آنها اقدامات لازم را انجام داد.
- مديريت منابع
منابع از اركان اصلي و تعيين‌كننده زمان و هزينه هر پروژه است. منابع موجود در پروژهها شامل نيروي انساني، تجهيزات و مواد اوليه‌اي هستند كه جهت تكميل فعاليتها مورد استفاده قرار مي‌گيرند. در اين سيستم مي‌توان علاوه بر امكانات موجود در سيستم بر اساس نياز هر پروژه مديريت منابع را انجام داد.
- مديريت هزينه
مديريت و برنامه‌ريزي هزينه‌هاي پروژه از ديگر مواردي است كه در سازمان هاي پروژه محور مورد توجه مديران قرار داشته و همواره از جمله نكاتي است كه توجه يا عدم توجه به آن پيامدهاي زيان آوري را به دنبال دارد. هزينه‌هاي موجود در پروژه شامل هزينه‌هاي به‌کارگيري منابع مختلف و هزينه‌هاي ثابتي است كه براي انجام فعاليتها بايد پرداخت شود. با شروع پروژه و پرداخت‌هاي مالي، ميزان هزينه در هر مرحله از اجراي پروژه محاسبه و با بودجه پيش بيني شده در مرحله قبل از شروع پروژه مقايسه و در صورت بروز اختلافات قابل توجه و پيشي‌گرفتن هزينه‌هاي واقعي از بودجه اوليه، هشداري براي مدير پروژه جهت تصميم گيري به موقع ارسال مي‌شود.
- مديريت مستندات
كتابخانه اسناد، محل نگهداري و مديريت فايل‌‌‌ها در سيستم است، از قابليت‌‌‌هاي سيستم مديريت پروژه سازماني، جمع‌آوري اسناد پروژه در پرتال پروژه است. در پرتال پروژه به راحتي مي‌توان اسناد را، که اطلاعات ارزشمندي را در ارتباط با پروژه در اختيار کاربران قرار مي‌دهد، در كتابخانه اسناد با تكميل اطلاعات جانبي براي هر سند، ثبت کرده و با استفاده از پراجكت سرور به آساني مستندات موجود در پرتال را به هر فعاليت از برنامه زمانبندي مرتبط كرد. قابليت کاربردي ديگر اين محيط حفظ تاريخچه ويرايش فايل‌‌‌هاي مختلف است. با مراجعه به فايل مورد نظر، مي‌توان اطلاعات متفاوتي در ارتباط با ويرايش‌‌‌‌هاي انجام شده به همراه تاريخ ويرايش و نام ويرايشگر فايل مشاهده کرد.
- مديريت وقايع
پيگيري اخبار و وقايع در بهره‌وري و سود‌آوري مديريت پروژه تاثير بسياري دارد چرا كه اين عمليات امكان ارتباط با اعضاي تيم و مسئولان سازمان را در مورد مشكلات موجود در پروژه و راه‌كار‌هاي حل آنها فراهم مي‌کند. وقايع رويدادي است كه در حال حاضر در پروژه اتفاق افتاده و اثرات مثبت يا منفي در پي داشته است. وقايع مي‌تواند انواع مختلفي شامل خبر، روزنگار، علل تاخير و … داشته باشد که هر يک در نماهاي مختلف قابل مشاهده هستند.
- مديريت ارتباطات در پروژه
يكي از مواردي كه در پروژه بايد به آن توجه ويژه‌اي شود راهكاري جهت ارتباط تيم هاي مختلف پروژه با يكديگر و ارتباط پيمانكار ، مشاور و كارفرما در زمينه آگاهي از آخرين اخبار و اطلاعات پروژه مي‌باشد. اين ارتباطات باعث مي‌شود تبادل و در دسترس‌بودن اطلاعات براي كارفرما به سهولت صورت گيرد. يکي از راههايي که مي‌توان جهت برقراري اين ارتباط استفاده کرد استفاده از پرتال پروژه يا همان بستر شیرپوينت است. با استفاده از اين نرم‌افزار مي‌توان به راحتي اطلاعات را به اشتراک گذاشت و در کمترين زمان ممکن به اطلاعات مورد نياز دسترسي پيدا کرد.
- مركز پروژه
در سالهاي گذشته مديران ارشد سازمان‌ها و شركت‌ها ماهيانه مجبور به مطالعه حجم عظيمي از گزارشات مدون بودند كه جهت بررسي كامل و دقيق آنها زمان بسيار زيادي لازم بود و بعضاً به دليل كمبود وقت موفق به بررسي تمامي آنان نمي‌شدند، به همين دليل تمامي عوامل دست به دست هم مي‌داد تا چنانچه نواقصي در ارائه گزارشات و اعداد و ارقام بود، ناديده گرفته شده و مسائل و مشكلاتي كه مي توانست براي شركت يا سازمان مشكلات عديده ايجاد کند، در آينده‌اي نه چندان دور به وقوع بپيوندد.
