سیستم مدیریت جلسات ، در واقع بانك اطلاعاتي قدرتمندي جهت نگهداري و پردازش اطلاعات جلسات و موضوعات مربوط به آن و اطلاعات مربوط به اعضاء مي باشد كه با استفاده از امكانات آرشیو الکترونیکی و گزارش هاي متنوع ، بايگاني كاملي از اطلاعات را تشكيل مي دهد . تجزيه و تحليل اين اطلاعات نقش بسيار مهمي در برنامه ریزی مديران ايفا کرده و دسترسي سريع به اطلاعات نقش مهمی در برنامه‌ریزی سازمان‌ها دارد. سامانه مدیریت وظايف ، ابزاری موثر در مدیریت پروژه‌های سازمان است. با کمک این سامانه مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجاد شده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آن‌ها مدیریت می‌شود. استفاده از یک سیستم نرم افزاری جهت برگزاری جلسات مکانیزه که به صورت کاملا کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد.